Wenn ihr beim Patienten etwas manuell ins Journal buchen müsst – meistens weil der Patient bar/mit Karte bezahlt oder weil sich eine Bankzahlung ausnahmsweise nicht automatisch verbuchen lässt – könnt ihr dies im Patientenjournal unter Admin → Journal tun:
Tipp: Unten wird erklärt, wie ihr eine manuelle Buchung erfasst. Falls ihr aber eine bestimmte Rechnung verbuchen oder für diese einen Rabatt erfassen möchtet, könnt ihr das schneller über rechnungsbezogene Aktionen machen:
Bei Rechnungsbuchungen erscheint im Kontextmenü (3 Punkte) die Option Betrag begleichen oder Rabatt buchen.
Der Buchungsdialog öffnet sich mit den richtigen Voreinstellungen. Ihr müsst die Angaben nur noch kontrollieren, einen Titel setzen und dann auf Speichern klicken.
Eine manuelle Buchung erfassen
Ein klick auf Neue Buchung öffnet den Buchungsdialog:
- Garant: Für welchen Garant soll die Buchung erfasst werden?
- Datum: Das Buchungsdatum könnt ihr gegebenenfalls anpassen. Beachtet dabei, dass bereits erstellte Rechnungen sich dadurch nicht anpassen und natürlich keine solche rückwirkend gebuchten Buchungen enthalten. Achtung! Wenn ihr eine Buchung ins vergangene Jahr bucht, kann dies unerwünschte Auswirkungen auf den bereits erstellten Buchhaltungsabschluss haben.
- Art: Wählt den richtigen Buchungstypen für eure Buchung.
- Zahlungseingang Bar: Der Patient hat mit Bargeld bezahlt
- Zahlungseingang Bank: Der Patient hat eine Banküberweisung getätigt
- Zahlungseingang Karte: Der Patient hat eine Kartenzahlung getätigt
- Gutschrift: Ihr möchtet für den Patienten eine Gutschrift erfassen, oder bspw. einen Übertrag aus einem anderen Konto machen
- Rückerstattung Bar: Ihr habt dem Patienten einen bestimmten Betrag in bar rückerstattet, bspw. weil er eine Rechnung doppelt bezahlt hat
- Rückerstattung Bank: Ihr habt dem Patienten einen bestimmten Betrag per Banküberweisung rückerstattet, bspw. weil er eine Rechnung doppelt bezahlt hat
- Rabatt (Geldbetrag oder Prozent): Der Patient soll einen nachträglichen Rabatt auf eine bestimmte Rechnung erhalten. Diese Art verwendet ihr z. B. auch für einen Skonto-Rabatt. Auch ein prozentualer Rabatt ist dazu möglich (z. B. 3%).
- Abschreibung: Der Patient bezahlt nicht/hat zu wenig bezahlt und ihr möchtet den Restbetrag abschreiben.
- Mahngebühr: Der Patient bezahlt nicht und ihr möchtet eine Mahngebühr buchen.
- Rechnungs-Nr: Hiermit könnt ihr die Buchung einer bestimmten Rechnung zuweisen. Der Rechnungsbetrag erscheint hinter der Rechnungsnummer in Klammern.
- Titel: Ihr müsst einen Titel für die Buchung erfassen. Verwendet diesen z. B. für eine bessere Nachvollziehbarkeit der Buchung. (Initialen der Person, welche die Buchung tätigt oder genauer Grund der Buchung)
- Betrag: Schreibt hier den Buchungs-Betrag rein (z. B. 20 oder 20.15 etc.). Es sind nur positive Beträge (ohne Minus) erlaubt. Habt ihr als Buchungsart Rabatt (Geldbetrag oder Prozent) gewählt, könnt ihr in diesem Feld auch das Prozentzeichen verwenden (z. B. 20%).
- Saldovorschau: Die praktische Saldovorschau zeigt euch, wie der neue Saldo sein wird, sobald ihr die Buchung speichert. So habt ihr eine Orientierungshilfe um zu sehen, ob ihr die richtigen Angaben gemacht habt. Ist der Betrag rot, ist der Saldo noch negativ (der Patient schuldet euch noch etwas). Ist er Schwarz, hat der Patient ein Guthaben. Bei einem Saldo von 0.00 hat der Patient alle Rechnungen beglichen und kein Guthaben.
Ihr könnt die Buchung dann mit Speichern erfassen (oder mit Abbrechen verwerfen).
Nach dem Speichern könnt ihr eine Buchung bearbeiten oder löschen. Mehr dazu hier.
Quittung erstellen
Nach dem Erfassen eines Zahlungseingangs könnt ihr eine Quittung herunterladen. Wie das funktioniert, lest ihr hier nach.